Hoe automatiseer je organisatieprocessen?

Kosten of investering?

Procesautomatisering is een investering die zichzelf vrij snel terugverdient, want jouw organisatie zal minder tijd aan repetitieve taken besteden, een stabielere en betrouwbaardere kwaliteit behouden en meer overzicht in de processen krijgen. Automatiseren is voornamelijk effectief voor tijdrovende taken zoals data analyse, registratie van informatie, data kopiëren en het rekenen met bepaalde formules. Als je daarbij (een deel van) jouw bestaande organisatieprocessen, software en databases samen automatiseert, zijn de voordelen direct merkbaar.

Hoe begin je automatisering en het verbeteren van processen?

Wanneer we bij Rocket Minds beginnen aan het automatiseren van organisatieprocessen, beginnen we met het maken van een overzicht van alle processen in de organisatie of afdeling. Hierin beschrijven we hoe elke taak op dit moment wordt uitgevoerd (handmatig, of via een machine of software pakket), hoeveel mensen er betrokken zijn, waar ze zich bevinden, hoeveel tijd het kost en alle andere relevante informatie.

Dan zullen we een analyse van het doel van de automatisering maken. Wat is de gewenste uitkomst? Vaak kan niet elke taak geautomatiseerd worden, aangezien veel processen nog steeds menselijke supervisie nodig hebben. Nadat deze processen geïdentificeerd zijn kijken we naar de taken die potentieel geautomatiseerd kunnen worden. Hierin filteren we de taken die handmatig gedaan worden en kijken we hoe we deze met software kunnen automatiseren.

Welke taken hebben het meeste aan automatisering?

Zodra we een overzicht hebben van alle processen en gerelateerde taken die geautomatiseerd kunnen worden, zullen we samen kijken naar welke taken het meest van automatisering zullen profiteren. Hierbij kunnen we selecteren op de benodigde tijd voor specifieke taken, maar ook op de foutmarge of de algemene irritatie die ervaren wordt tijdens het uitvoeren van specifieke taken.

Verbinding met bestaande software

Gebruikelijke taken die gemakkelijk geautomatiseerd kunnen worden zijn: verplaatsen van data van het ene systeem naar het andere, data controles in meerdere systemen en het handmatig samenvoegen van data. Hierbij bestuderen we - mogelijk met de leveranciers van jouw huidige (software) systemen - hoe de verschillende systemen van jouw organisatie efficiënt verbonden kunnen worden.

Gebruiksvriendelijke dashboards en portals

De reden om processen te automatiseren is om efficiënter, eenvoudiger en prettiger te kunnen werken. Daarom besteden wij veel tijd aan de gebruiksvriendelijkheid van onze systemen en voorzien wij deze altijd van overzichtelijke en waardevolle dashboards die inzichten, analyses en statistieken van jouw organisatieprocessen genereren.